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Handbuch DropDebi

Einleitung

Wer für Kunden arbeitet, braucht eine Debitorenverwaltung. Dazu gibt es verschiedene Ansätze. Es wird nur noch wenige Unternehmen geben, die ihre Debitoren auf Papier verwalten und Rechnungen mit der Schreibmaschine erstellen. Das Kaufen einer Software ist heute der verbreitetste Weg. Diese muss aber installiert werden und sobald im Team gearbeitet wird, braucht es einen Server, der gewartet werden muss. Diese Lösung ist relativ aufwändig und dadurch teuer und wartungsintensiv.
DropDebi geht einen anderen Weg. Das Programm läuft bei DropNet AG auf dem Server und wird über einen Browser wie zum Beispiel dem Internet Explorer oder Firefox bedient. Einzige Voraussetzung ist ein Computer mit Internet-Verbindung und einem Browser. Dadurch ist DropDebi automatisch Netzwerkfähig und kann im Team verwendet werden. Zudem werden das Backup, die Softwareaktualisierung und die Serverpflege von DropNet AG übernommen.

  • Keine Installation
  • Netzwerkfähig
  • Backup wird automatisch erstellt
  • Softwareupdates werden zentral automatisch durchgeführt
  • Archivierung dank PDF
  • Kostengünstig
  • Einfach zu bedienen, da gewohnte Internet-Umgebung
DropDebi ist eine der ersten Debitorenverwaltungen, die vollständig im Browser läuft. Moderne Browser erlauben immer bessere Anwendungen, die sich von normalen Programmen kaum noch unterscheiden lassen.

DropDebi im Einsatz

Speziell für Unternehmen mit verteilten Standorten ist DropDebi hervorragend geeignet. So haben alle Filialen automatisch Zugriff auf alle Daten. Auch bei Vereinen ist die Orts- und Personenunabhängigkeit ein grosser Vorteil. DropDebi ist für KMUs programmiert und durch die hohe Flexibilität fast branchenunabhängig. Das Programm eignet sich am besten für Dienstleistungsunternehmen.

Eigenschaften und Fähigkeiten

Die sehr einfach zu bedienende Oberfläche reduziert die Einarbeitungszeit auf ein Minimum. Zusätzlich helfen Symbole und Hilfefenster beim Zurechtfinden. Bei der Programmierung von DropDebi wurde Wert auf die Trennung von Inhalt und Design gelegt. Dadurch passt sich DropDebi optimal an Ihre Struktur an.

Dank modularem Aufbau ist DropDebi für zukünftige Erweiterungen vorbereitet. Diverse Schnittstellen verbinden DropDebi mit anderen Programmen wie zum Beispiel einer Auftragsverwaltung oder der Finanzbuchhaltung. Zudem ist DropDebi mehrsprachig ausgelegt.

Rechnungen

DropDebi ist MWST-fähig und dadurch in der Schweiz für alle Branchen einsetzbar. Die Einteilung der Rechnungen in Kategorien erhöht die Übersicht und ermöglicht eine detaillierte statistische Auswertung. Auch grosse Rechnungen mit beliebig vielen Artikeln stellen für DropDebi kein Problem dar. Es können direkt auch die Einzahlungsscheine mit VESR oder VESR+ Kodierzeile erstellt werden. Das Design von Rechnungen und der Strukturelle Aufbau sind nahezu unbegrenzt frei definierbar. Die PDF-Ausgabe vereinfacht die Archivierung. Aus den Rechnungsvorlagen, die selber erstellt werden können, lassen sich neue Rechnungen im Nu erstellen.

Einzahlungen

Sowohl manuelle Einzahlungen als auch das Einlesen von ESR-Dateien erledigt DropDebi fast von selbst. Es können die Dateien der Banken und der Post eingelesen werden.

Auswertungen

DropDebi erstellt alle üblichen Standardlisten wie Fälligkeitsliste oder offene Posten Liste. Diese können auf dem Bildschirm betrachtet, als PDF-Datei gedruckt oder als Excel-Datei heruntergeladen werden. Zudem bietet DropDebi einige statistische Auswertungen.

Der automatische Mahnlauf erzeugt die Mahneinträge pro Rechnung und erstellt auch direkt die Mahnungen. So hat man jederzeit die komplette Übersicht.

Konzept

DropDebi ist sehr flexibel aufgebaut. Standards wie XML und PDF bieten modernste Möglichkeiten. Dadurch ist DropDebi für die Zukunft gerüstet und sehr offen zu Aussenwelt.

Rechnungen

Alle Rechnungen werden in einer Datenbank verwaltet und können jederzeit von überall betrachtet und mit der richtigen Berechtigung auch geändert werden. Die Liste der Rechnungen verhilft schnell zur Übersicht. Im Suchfeld kann nach Rechnungsnummer, Titel oder Kundenname gesucht werden. Eine zeitliche Einschränkung beschleunigt zudem das Auffinden.

Die verschiedenen Icons sind selbsterklärend und die kleinen Hilfetexte geben weitere Informationen ab. Das erste Icon links führt Sie zur Bearbeitungsseite einer Rechnung. Dort können Sie alle Angaben einer Rechnung anpassen. Die Spalte Kunde zeigt die Kundenummer und wenn man mit der Maus darüber fährt, wird die komplette Adresse angezeigt. Jede Rechnung kann über den Titel in einer Schnellansicht oder über das PDF-Icon als PDF ausgegeben werden. Das Design der Rechnung ist in einem Template (XSL) definiert. Schon in der Rechnungsliste sieht man den Totalbetrag der Rechnung und ob diese noch offen ist.

Das Gesicht-Icon zeigt bildlich die Zahlungsmoral des Kunden. So hat man sehr schnell die Übersicht über alle Rechnungen inkl. Einzahlungen. Mit dem Papierkorb-Icon lassen sich die Rechnungen löschen.

Bedeutung der Smileys

Anhand der Smileys sieht man bereits in der Liste, wie „freundlich“ ein Zahler ist.

Es wurde noch keine Rechnung erstellt
Rechnung erstellt und noch nicht fällig und nicht bezahlt
Rechnung bezahlt
Rechnung noch nicht bezahlt und über das Fälligkeitsdatum

1. Zahlungserinnerung

2. Mahnung

 

Erstellen von Rechnungen

Eine neue Rechnung kann aus einer Vorlage erstellt werden. Diese Vorlage wird währen dem Erstellen der Rechnung in diese kopiert und kann dann angepasst werden. Es besteht auch die Möglichkeit Rechnungen zu duplizieren.

 Neue Rechnung erstellen

Nach dem Anwählen des obigen Knopfes erscheint die Auswahl der Vorlagen. Diese lassen sich hier auch löschen. Die Vorlagen mit dem Achtung-Zeichen erstellen direkt mehrere Rechnungen. Diese Funktion wird zum Beispiel für Mitgliederbeiträge von Vereinsmitgliedern verwendet. Damit kann an jedes Mitglied eine Rechnung erstellt werden.

 

Die ausgewählte Vorlage erzeugt dann eine Rechnung. Diese kann noch geändert und gespeichert werden.

Mehrfachrechnungen mit DropAddress erstellen

Aus DropAddress können auch mehrere Rechnungen auf einmal erstellt werden. Das wird zum Beispiel in Vereinen für Mitgliederbeiträge eingesetzt.

1. Vorlage erstellen

Damit DropDebi weiss, was auf die Rechnung soll, muss erst eine Vorlage erstellt werden. Dazu schreibt man eine Rechnung in DropDebi und ändert diese so lange, bis sie gefällt. Es ist zu empfehlen, das PDF auch auszudrucken, um die exakten Dimensionen zu sehen. Diese Rechnung kann jetzt als Vorlage gespeichert werden. Die Rechnung, welche für die Vorlage erstellt wurde, kann jetzt gelöscht werden. Folgende Punkte sind bei der Vorlage zu beachten:

  • Das Rechnungsdatum wird von der Vorlage übernommen
  • Das Template (Design der Rechnung) kann für die Vorlage eingestellt werden
  • Werden unterschiedliche Konten benötigt, so müssen diese in der Vorlage angepasst werden.

2. Adressen auswählen

Um jedem Mitglied eine Rechnung zu erstellen, wechselt man zu DropAddress und selektiert die Adressen, an welche man Rechnungen senden will. Meistens hat man eine Kategorie mit dem Namen „Mitglieder“, welche in DropAddress ausgewählt werden kann und schon sieht man die Liste der Mitglieder und deren Anzahl. Jetzt führt das Icon ganz unten links direkt zu DropDebi. DropAddress erstellt jetzt für DropDebi eine Adressliste und springt direkt zur Auswahl der Vorlage. 

3. Vorlage auswählen

Im nächsten Schritt kann die Vorlage ausgewählt werden, welche Sie bereits erstellt haben. Bevor die Rechnungen erstellt werden, zeigt DropDebi unten an, wie viele Rechnungen erstellt werden.

 

Direkt nach dem Anklicken der Vorlage werden die Rechnungen erstellt. Dieser Schritt kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. 

Rechnungen aus DropEvent

Kurse, Events und andere Veranstaltungen können direkt verrechnet werden. Jedem Event kann ein Preis inkl. MWST zugewiesen werden. Dann wechselt man in DropEvent in einem Event auf den Reiter „Anmeldungen“. Unten ist das Symbol zu DropDebi zu sehen.

Nach den Klicken des DropDebi-Symbols gelangt man auf die Auswahl einer Vorlage. Wie in der vorhergehenden Anleitung muss auch hier die Vorlage vorher vorbereitet werden. Ziel ist, mit einer Vorlage (oder möglichst wenigen Vorlagen) für alle Events auszukommen. Deshalb werden vom Event möglichst viele Angaben übernommen. Folgender Ablauf wird beim Verrechnen von Events durchgearbeitet.

  1. Die Vorlage wird eingelesen und zu einer Rechnung verarbeitet.
  2. Alle Parameter aus DropEvent (per XML-Bill übergeben) werden dieser Rechnung zugeordnet. Leere Felder werden nicht übernommen.
  3. Anpassungen eines Kundenspezifischen Plugins können hier gemacht werden.

Übernommene Felder aus DropEvent

  • Artikelname
  • Artikelbeschreibung
  • Anzahl
  • Preise
  • Die MWST wird von den Einstellungen in DropEvent übernommen
  • Anmeldeoptionen > Artikelbeschreibung (muss in Event noch programmiert werden)

Hat man eine Vorlage ausgewählt, so werden die Rechnungen direkt erstellt und aufgelistet. So können auch grössere Veranstaltungen im Nu verrechnet werden.

Die Einzahlungen

Gute Kunden bezahlen ihre Rechnungen auch ein. In DropDebi können diese Einzahlungen manuell erfasst werden oder als VESR-Datei der Post oder einer Bank eingelesen werden. Wenn immer möglich ist das maschinelle Einlesen zu empfehlen, da weniger Fehler entstehen und das Erfassen von hunderten von Rechnungen innert Minuten von statten geht.

Die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen wird anhand der Rechnungsnummer automatisch vorgenommen.

 

Manuelle Einzahlungen erstellen

Jede Einzahlung muss einer Rechnung zugeordnet werden. Darum muss man in DropDebi zuerst die zu bezahlende Rechnung suchen und dann über folgendes Symbol eine Einzahlung erstellen:

 Manuelle Einzahlung erstellen

VESR einlesen

Die VESR-Dateien werden zum Beispiel über Yellownet oder über einen Online-Zugriff der Banken heruntergeladen. Diese Dateien können unter Einzahlungen direkt hochgeladen werden.In DropDebi werden sie dann automatisch überprüft, archiviert und in die Datenbank eingelesen.

Auswertungen

Mit der Liste mit den Auswertungen bekommt man schnell die Übersicht, welche Rechnungen bezahlt und welche noch offen sind. Es existieren verschiedene Listenstypen:

  • Alle
  • Fälligkeitsliste
  • Offene Rechnungen
  • Zuviel einbezahlt
  • Letzte Mahnungen auflisten
  • Letzter Mahnlauf

 

Die Liste Alle zeigt alle Rechnungen und Ihren Status an. Bei der Fälligkeitsliste werden nur die Rechnungen angezeigt, bei welchen der einbezahlte Betrag kleiner dem Rechnungsbetrag ist und welche über das Fälligkeitsdatum hinweg sind. Bei der Liste Offene Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum nicht berücksichtigt. Die Liste Zuviel einbezahlt zeigt alle Rechnungen, bei welchen der einbezahlte Betrag grösser als der Rechnungsbetrag ist.

Die Liste Letze Mahnungen auflisten ist für Auswertungen und einen Überblick interessant. Hingegen wird die Liste Letzter Mahnlauf zum Drucken der Mahnungen verwendet. Das heisst, bevor das PDF erstellt wird, muss letzter Mahnlauf selektiert werden.

Mahnugnen

Die Mahnungen werden im Bereich Auswertungen erstellt. Wählt man den Knopf Mahnlauf starten, so wird man nach dem Stichdatum gefragt. Aus den Einstellungen, dem Rechnungsdatum und dem Stichdatum werden dann die Mahnungen erstellt. Diese können anschliessend als PDF-Datei gedruckt werden.

Erstellen von Mahnungen

Am einfachsten startet man den automatischen Mahnlauf. Dieser sucht alle fälligen Rechnungen heraus, vergleicht die Daten und erstellt die Mahnungen. Die daraus entstandene Liste kann noch nachbearbeitet werden, bevor man die PDF-Datei ausdruckt. Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

  • Einzahlungen einlesen
  • Mahnlauf starten
  • Liste kontrollieren und evtl. ändern
  • PDF erstellen und ausdrucken

Die Mahnungen können aber auch einzeln pro Rechnung erzeugt werden. Dieses Vorgehen macht aber nur in Einzelfällen Sinn. Sinnvollerweise werden pro Tag nur einmal Mahnungen erstellt.

Die Mahntexte

Jede Rechnung besteht unter Anderem aus den folgenden 4 Bereichen.

Bereichs-Name Beispiel

Titel mit Rechnungsnummer oder Mahnstufe* Rechnung-Nr. 5432
Titel der RechnungMitgliederbeitrag
AnredeSehr geehrter Herr Meier
Starttext* Bitte bezahlen Sie den Betrag ...
Artikelblock 
Fusstext* mit freundlichen Grüssen

 

Die Bereiche mit * werden für die Mahnungen mit den vordefinierten Texten ersetzt. Es gibt unterschiedliche Texte für die verschiedenen Mahnstufen. Diese Texte werden unter „Einstellungen“ definiert. 

Suchfeld in den Auswertungen

In der Auswertungsliste kann nach folgenden Feldern gesucht werden. Die Auswahl der Liste bleibt dabei erhalten:

  • Kundennummer
  • Firma
  • Vorname
  • Nachname

Die Ausgabe – Drucken (PDF)

Da eine Internet-Applikation keine Druckmöglichkeit hat, werden PDF-Dateien erstellt. Diese können dann masstabgetreu gedruckt werden. Wenn wir in der Rechnungs-Liste auf ein PDF-Symbol klicken, so wird das PDF einer einzelnen Rechnung erstellt. Wählen wir das PDF-Symbol unten (PDF aus ausgewählten Rechnungen erstellen), so werden alle Rechnungen der aktuellen Auswahl zu einer PDF-Datei zusammengefügt. Am schnellsten ist man, wenn man tagsüber die Rechnungen alle erfasst und am Schluss alle als eine PDF-Datei berechnen lässt und diese dann ausdruckt.

Alle PDF-Dateien werden zwischengespeichert, damit sie beim zweiten Aufruf wesentlich schneller erscheinen. Nach jeder Änderung in der Datenbank wird die PDF-Datei neu erstellt. Das heisst, wenn Sie das PDF neu erstellen möchten, öffnen Sie die entsprechende Rechnung und speichern diese wieder.

Achtung: Beim Drucken muss die Seitenanpassung unbedingt auf keine stehen, damit die Grösse des Ausdruckes stimmt.

Templates und Vorlagen

Bei der Programmierung von DropDebi wurde Wert darauf gelegt, den Inhalt der Rechnungen vom Design zu trennen. Zu jeder Rechnungsart existiert ein Design-Template (XSL-Datei) und eine Vorlage mit dem Inhalt (XML-Datei). Auch wenn es sprachlich nicht ganz korrekt ist, meinen wir in DropDebi mit Vorlagen XML-Dateien mit dem Inhalt und mit Template die XSL-Dateien mit dem Design. Einige Design-Template werden bereits mitgeliefert. Diese werden meistens einmal erstellt und kaum geändert. Hingegen können die normalen Vorlagen, die den Inhalt vorgeben, in DropDebi selber erstellt werden und jederzeit nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden.

Die Templates und Vorlagen liegen in den folgenden Verzeichnissen. Diese Pfade werden aber im Normalfall nicht gebrauch, da alle Temlates und Vorlagen in DropDebi angepasst werden können.

dropbox/dropbill/data/xml_templatesVorlage für den Inhalt
dropbox/dropbill/data/xsl_templatesTemplate für das Design des PDFs

Zum Erstellen einer Vorlage beginnt man mit einer Rechnung. Aus dieser wird dann die Vorlage erstellt. Erstellen Sie die Rechnung so, wie die Vorlage aussehen soll. Gefällt Ihnen die Rechnung, so können Sie diese als Vorlage speichern. Möchten Sie eine Vorlage ändern, so erstellen Sie daraus eine Rechnung und passen diese an. Die fertige Rechnung kann wiederum als Vorlage gespeichert werden. Nicht benötigte Rechnungen können anschliessend wieder gelöscht werden.

Das Erstellen der Templates

Alle Vorlagen und Template sind mit der Dateikodierung UTF-8 zu speichern. So sind in den meisten Sprachen alle Sonderzeichen problemlos definierbar.

Zum Erstellen der XSL-Templates gibt es einige Wysiwyg Editoren. Diese sind aber sehr teuer und komplex in der Bedienung, weil auch dort die Sprache XPath beherscht werden muss. Mit Xpath werden die Knoten aus der XML-Datei angesprochen. In DropDebi ist eine XML-Datei im DropDebi Format definiert. Mit Hilfe dieser Datei können Rechnungen importiert und exportiert werden. Diese XML-Datei ist auch die Grundlage für die Erstellung der PDF-Datei.

Wir sind auf der Suche nach einem einfachen Online-XSL-Editor, welchen wir in DropDebi integrieren können.

Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

Alle Daten stehen im XML-Format zur Verfügung. Für einige Buchhaltungsprogramme erstellen wir spezielle Exportfunktionen. Bitte gebe Sie uns Ihre Software an und wir klären ab, ob eine Schnittstelle einfach zu realisieren ist.

Browserkompatibilität und Systemvorraussetzungen

Damit DropDebi möglichst überall eingesetzt werden kann, wurde bei der Programmierung Wert darauf gelegt, dass mit fast jedem Browser gearbeitet werden kann. Mindestens auf aktuellen Versionen des Internet Explorers, Firefox und Safari ist DropDebi getestet.

Die Benutzerverwaltung

Da DropDebi Mehrbenutzerfähig ist, braucht es auch eine einfache Verwaltung. DropDebi führt keine eigene Benutzerverwaltung, sondern stützt sich auf die Benutzerrechte des DropNet-Managers. DropDebi wertet nur zwei Stufen aus.

Normale BenutzerLeseberechtigung
AdministratorDarf alles

Der normale Benutzer hat auf ale Daten Leserechte. Der Administrator besitzt die vollen Rechte zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Rechnungen.

Einstellungen

Bevor mit DropDebi gearbeitet werden kann, müssen einige Einstellungen gemacht werden. Am besten arbeitet man sich vom linken Reiter der Einstellungen nach rechts durch die Menüs durch.