DropEvent Handbuch

DropEvent als Termin-Reservations-Tool

DropEvent bietet viele Möglichkeiten, was Termine betrifft. Als interner Kalender ist DropEvent schon lange bekannt und neu kann DropEvent als Terminvereinbarungs Plattform verwendet werden.

Das eignet sich für alle Unternehmen, welche mit den Kunden Termine vereinbaren. Auf der Website werden die zur Verfügung stehenden Termine übersichtlich dargestellt, an welche sich der Kunde anmelden kann. Die Termine können in Kategorien eingeteilt werden, um eine erste Vorselektion machen zu können. Pro Kategorie kann definiert werden, welche Mitarbeiter den Kunden bedienen können. So kann bei diesem Optiker Beispiel definiert werden, welche Mitarbeiterin eine Brillenberatung machen darf.

Der Kunde vereinbart den Termin selber

Die Kunden reservieren ihre Termine schnell und einfach online, von jedem Ort zu jeder Zeit. Das ist ein unschlagbarer Vorteil für die Kunden und ein Marktvorteil für den Anbieter. Es reduziert den Mailverkehr und bietet kaum Fehlermöglichkeiten.

  1. Auswählen der Kategorie (zum Beispiel Brillenberatung)
  2. Je nach Wunsch kann er die Mitarbeiterin wählen
  3. Termin anklicken und seine E-Mail eintragen.

Ist die Mailadresse in der Kundenkartei bereits erfasst, so bekommt er eine Bestätigung. Ist er noch nicht als Kunde erfasst, werden Name und Telefonnummer erfragt, damit die Mitarbeiterin ihn im Notfall auch persönlich kontaktieren kann.

 

DropEvent ist geeignet für

  • Optiker
  • Ärzte
  • Therapeuten
  • Dienstleister
  • Handwerker
  • ...

 

Die Konfiguration von DropEvent

Damit das System von Anfang an zuverlässig läuft, müssen ein paar Einstellungen gemacht werden. DropNet AG hilft gerne bei der Planung und Einführung von DropEvent.

Schritte zum Einrichten

  1. DropEvent: Kalender erstellen (Belegungsplan, Arbeitszeiten und Feiertage)
  2. DropEvent: Kategorien einrichten (mit option_xml in welchem das Terminraster definiert ist)
  3. DropEvent: Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und den Ort zuordnen (beliebig viele Zeitschlitze), Fehlt der Ort, so kann die Person nicht ausgewählt werden.
  4. DropEvent: Im Kalender "Belegungsplan" die Kategorie "Ferien" erfassen.

 

Einstellungen

  1. DropEvent: in den Einstellungen die Public URL angeben.
  2. Kalender Arbeitszeiten definieren
  3. Kalender Belegungsplan definieren
  4. Kalender Feiertage definieren
  5. Default-Kategorie im Kalender Belegungsplan, wenn kein Mitarbeiter ausgewählt ist.
  6. Den Kategorien im Kalender "Belegungsplan" müssen noch die Personen zugeordnet werden (Muss im Moment DropNet durchführen).

 

Kalender einrichten

Es braucht für das Reservationstool mindstens zwei Kalender. Im Kalender "Arbeitszeiten" werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festgelegt. Im Kalender "Belegungsplan" werden die Belegungen der Termine verwaltet. Die Arbeitszeiten müssen einmal definiert werden und ändern nur noch, wenn bei den Mitarbeitern etwas ändert.

Der Kalender “Belegungsplan” ist das tägliche Werkzeug für die Mitarbeiter. Dort können Belegungen von Hand eingetragen werden (welche zum Beispiel per Telefon abgemacht werden) oder die Belegungen kommen von der Website von den Kunden direkt. Da alle Daten in einer Datenbank liegen, sie alle Informationen immer top aktuell.

Kategorien im Kalender “Arbeitszeiten”

Die Termine können in beliebig viele Kategorien aufgeteilt werden. Je nach Kategorie, kann das Raster der Termine unterschiedlich sein. Für Brillenberatungen reichen 30 Minuten Termine aber bei einer Erstkonsultation beim Zahnarzt braucht es vielleicht zwei Stunden. So werden für jede Art von Terminen Kategorien konfiguriert und der genaue Zeitplan festgelegt. In diesem Zeitplan darf jeder Terminblock zu unterschiedlichen Zeiten sein. So kann jeder Terminplan abgebildet werden.
Es muss eine Kategorie "freier Mitarbeiter/in" erfasst werden. Diese muss der öffentliche Bereich kennen. Diese Kategorie wird verwendet, wenn der Kunde keinen Mitarbeiter Wunsch definiert.

Kategorien im Kalender “Belegungsplan”

Im Kalender "Belegungsplan" definiert man pro Mitarbeiter eine Kategorie und eine Kategorie "Freier Mitarbeiter/in". Diesen können dann beliebige Farben zugeordnet werden.

Eine neue Reservation

Von der Website werden die Reservationen dann als Termine mit folgenden Angaben erfasst.

ReservationBeschreibung
Neuer EventDie Neue Reservation wird in DropEvent als Termin eingetragen
DropEvent-KategorieIst ein Mitarbeiter ausgewählt, so wird diese Kategorie eingetragen. Ansonsten die Kategorie "freier Mitarbeiter/in". Diese Default-Kategorie muss iin den Einstellungen (config.xml) noch definiert sein.
TitelDer Kategorie-Name und Kundenname wird in die Beschreibung des Events übernommen
AnmeldungenDer Kunde wird bei den Anmeldungen erfasst und dadurch eine Verknüpfung zu DropAddres erstellt.
DropAddress-KategorieKunde (Anmeldungen), diese kann noch niegends definiert werden.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter

Um diese Termine zu bearbeiten braucht es einen Mitarbeiter (Optiker, Zahnarzt usw.). Diese arbeiten im Team zu unterschiedlichen Zeiten. Für jeden Mitarbeiter werden Termine angelegt und diesen Terminen als Ort der Mitarbeiter zugeordnet. Ist einem Termin kein Mitarbeiter zugeordnet, so wird der Termin Dieser Termin pro Mitarbeiter darf beliebig viele Zeitblöcke enthalten. So kann er zum Beispiel jeden Montag von 8 bis 12 Uhr, jeden Dienstag von 15 bis 17 Uhr und jeden zweiten Donnerstag von 16 bis 18 Uhr sein. Es gibt kaum Grenzen für solche Zeitblöcke.
Diesen Terminen pro Mitarbeiter kann eine oder mehrere Kategorien zugeordnet werden. Je nach Ausbildung und Fähigkeiten kann der Optiker zum Beispiel Brillenberatungen und Sehtestsdurchführen. Beim Zahnarzt wäre es möglich, Dentalhygiene oder Implantate auszuwählen.
Pro Mitarbeiter können beliebig viele Termine erstellt werden und darin noch beliebig viele Zeitblöcke. Eigene Termine ist aber nur für Ausnahmen zu empfehlen. Mit zu vielen unterschiedlichen Terminen verliert man sonst die Übersicht.

Achtung: Die Zuweisung des Mitarbeiter zum Ort nicht vergessen!

Ferien, Mittagpausen oder Krankheit der Mitarbeiter

In DropEvent werden die Ferien im Kalender "Belegungsplan" definiert. Die Ferien eines Mitarbeiters werden dann in DropEvent ganz normal als Ganztages-Termin erfasst. Der Titel kann z.B. "Peter Ferien heissen" und muss der Kategorie "Peter" zugeordnet sein. Damit man in DropAddress pro Mitarbeiter den Ferienplan anschauen kann, muss man zum Termin eine Anmeldung mit dem entsprechenden Mitarbeiter erstellen.

Feiertage

Da an Feiertagen oder ähnlichen Event, wenn der Betrieb geschlossen ist, kein Termin vereinbart werden kann, existiert ein zusätzlicher Kalender, in welchem die blockierten Tage erfasst werden.