DropEvent bietet viele Möglichkeiten, was Termine betrifft. Als interner Kalender ist DropEvent schon lange bekannt und neu kann DropEvent als Terminvereinbarungs-Plattform verwendet werden.
Das eignet sich für alle Unternehmen, welche mit den Kunden Termine vereinbaren. Auf der Website werden die zur Verfügung stehenden Termine übersichtlich dargestellt, an welche sich die Teilnehmer anmelden können. Die Termine können in Kategorien eingeteilt werden, um eine erste Vorselektion machen zu können. Pro Kategorie kann definiert werden, welche Mitarbeiter:in die Kunden bedienen können. So kann bei diesem Optiker Beispiel definiert werden, welche Mitarbeiter:in eine Brillenberatung machen darf.
Tim vereinbart seinen Termin selber
Tim reserviert seine Termine schnell und einfach online, von jedem Ort zu jeder Zeit. Das ist ein unschlagbarer Vorteil für ihn und ein Marktvorteil für das Unternehmen. DropEvent reduziert den Mailverkehr und bietet kaum Fehlermöglichkeiten.
Ist die Mailadresse in der Kundenkartei bereits erfasst, so bekommt er eine Bestätigung. Ist er noch nicht als Kunde erfasst, werden Name und Telefonnummer erfragt, damit die Mitarbeiter:in ihn im Notfall auch persönlich kontaktieren kann.
DropEvent ist geeignet für
Damit das System von Anfang an zuverlässig läuft, müssen ein paar Einstellungen gemacht werden. DropNet AG hilft gerne bei der Planung und Einführung von DropEvent.
Schritte zum Einrichten
Einstellungen
Es braucht für das Reservationstool zwei Kalender. Im Kalender Arbeitszeiten werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen festgelegt. Zu den Arbeitszeiten gehören auch die Ferien, welche dann von den Arbeitszeiten subtrahiert werden. Im Kalender Belegungsplan werden die Termine verwaltet. Die Arbeitszeiten müssen einmal definiert werden und ändern nur noch, wenn bei den Mitarbeitern etwas ändert.
Kalender Arbeitszeiten
Im Kalender Arbeitszeiten werden je nach Betrieb die Kategorien für die Tätigkeiten oder Abteilungen erstellt. Weil die Ferien die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen betreffen, werden sie auch hier eingetragen.
| Brillenberatung | + | |
| Sehtest | + | |
| Räume (für Raumverwaltung) | + | |
| ... | ||
| Ferien | - | nicht aktiv |
| Betriebsferien oder Firmenausflug (Offtime) | - | nicht aktiv |
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen werden hier eingetragen und den Mitarbeitern zugeordnet.
Je nach Kategorie, kann das Raster der Termine unterschiedlich sein. Für Brillenberatungen reichen 30 Minuten Termine aber bei einer Erstkonsultation beim Zahnarzt braucht es vielleicht zwei Stunden. So werden für jede Art von Terminen Kategorien konfiguriert und der genaue Zeitplan festgelegt. In diesem Zeitplan darf jeder Terminblock zu unterschiedlichen Zeiten sein. So kann jeder Terminplan abgebildet werden (mit option_xml in welchem das Terminraster definiert ist).
Wenn der Kunde einen Mitarbeiter wählt, werden die Termine mit den Mitarbeitern verknüpft.
Auf diesen Kalender haben nur die “Admins” für die Bearbeitung Zugriff. Die Mitarbeiter “Benutzer” können diesen Kalender nur anschauen.
Damit die Raumbelegung abgebildet werden kann, ist pro Kategorie der Raum definiert. Bei der Online-Reservation muss dieser Raum dem Termin zugeordnet werden.
Kalender Belegungsplan
Der Kalender Belegungsplan ist die Übersicht für die tägliche Arbeit. Hier können die Kundentermine eingetragen werden und die Termine von der Website (OTTO) werden hier automatisch eingetragen. Diese Termine betreffen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen nicht.
| Kundentermine | - | |
| ... |
Die Termine werden mit den Mitarbeitern und den Kunden verknüpft.
Alle Mitarbeiter:innen benötigen Zugriff auf diesen Kalender, damit sie auch Kundentermine abmachen können.
Die Termine werden in 2 unterschiedlichen Kalendern eingetragen. Im Kalender Arbeitszeiten wird alles eingetragen, was die Mitarbeiter:innen betrifft. Im Kalender Belegungsplan sind die Kundentermine, welche natürlich auch den Mitarbeiter:innen zudeordnet werden.
Kalender Arbeitszeiten
Die Ferien werden von der Personalleitung bewilligt und eingetragen.
Die Feiertage sind normalerweise bekannt und können für das ganze Jahr im Voraus erfasst werden.
Mit Offtime sind Termine gemeint, die Online-Buchungen blockieren sollen. Das sind zum Beispiel Firmenausflüge.
Kalender Belegungsplan
Die Termine mit den Kunden (Belegung) werden hier vom Team eingetragen. Hier ist es wichtig, dass jedem Termin eine Kategorie (wie z.B. Sehtest) und wenn möglich ein Mitarbeiter:in zugewiesen wird.
Termine, die Online gebucht werden, landen in der Kategorie Kundentermine (OTTO). Wurde eine Mitarbeiterin gewählt, so wird sie automatisch zugewiesen. Je nach Kategorie wird auch der Ort eingetragen und somit reserviert.
Von der Website werden die Reservationen als Termine im Kalender Belegungsplan mit folgenden Angaben erfasst.
| Reservation | Beschreibung | |
|---|---|---|
| Wann | Die neue Reservation wird in DropEvent als Termin mit Datum und Zeit eingetragen. | neuer Event |
| Titel | Der ausgewählte Kategoriename (z.B. Sehtest) aus dem Kalender Arbeitszeiten und Kundenname werden in die Beschreibung des Events übernommen. | |
| Anmeldungen | Der Kunde wird bei den Anmeldungen erfasst und dadurch eine Verknüpfung (type=1) zu DropAddress erstellt. | Verknüpfung |
| Mitarbeiter:in | Hat der Kunde eine:n Mitarbeiter:in ausgewählt, so wird auch diese Verknüpfung (type=8) zu DropAddress hergestellt. | Verknüpfung |
Für jeden Mitarbeiter:in werden Termine angelegt und diesen Terminen der Mitarbeiter:in zugeordnet. Ist einem Termin kein Mitarbeiter:in zugeordnet, so wird der Mitarbeiter:in auf der Website nicht angezeigt. Dieser Termin pro Mitarbeiter:in darf beliebig viele Zeitblöcke enthalten. So kann er/sie zum Beispiel jeden Montag von 8 bis 12 Uhr, jeden Dienstag von 15 bis 17 Uhr und jeden zweiten Donnerstag von 16 bis 18 Uhr sein. Es gibt kaum Grenzen für solche Zeitblöcke.
Diesen Terminen pro Mitarbeiter kann eine oder mehrere Kategorien zugeordnet werden. Je nach Ausbildung und Fähigkeiten kann die Optikerin zum Beispiel Brillenberatungen und Sehtests durchführen. Beim Zahnarzt wäre es möglich, Dentalhygiene oder Implantate auszuwählen.
Pro Mitarbeiter:in können beliebig viele Termine erstellt werden und darin noch beliebig viele Zeitblöcke. Eigene Termine zu definieren ist aber nur für Ausnahmen zu empfehlen. Mit zu vielen unterschiedlichen Terminen verliert man sonst die Übersicht.
[Achtung: Die Zuweisung der Mitarbeiterin nicht vergessen!]
In DropEvent werden die Ferien im Kalender Arbeitszeiten definiert. Die Ferien einer Mitarbeiterin werden dann in DropEvent ganz normal als Ganztages-Termin erfasst. Der Titel kann z.B. "Carla Ferien” heissen und muss der Mitarbeiterin "Carla" zugeordnet sein.
Beim Eintragen der Ferien muss nicht Rücksicht auf die Arbeitstage genommen werden. Wenn eine Mitarbeiterin zum Beispiel nur Donnerstags und Freitags arbeitet, die ganze Woche aber als Ferien einträgt, so berechnet DropTime nur die zwei Tage, die sie wirklich arbeitet.
Jede Reservation wird per Mail automatisch bestätigt. Damit die Mails immer zuverlässig funktionieren, muss die Mailadresse des Organisators bei DropNet erfasst sein.
| Absender | Empfänger | |
|---|---|---|
| 1. | Organisator (Mailadresse, welche im Kalender definiert ist.) | Anmeldenden (Meldet eine Person eine andere an, so erhalten beide die Mail.) |
| 2. | Anmeldenden | Organisator (Mailadresse, welche im Kalender definiert ist.) |
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