DropEvent Handbuch

DropEvent Handbuch

Das Handbuch soll beim Einrichten und bei der täglichen Arbeit mit DropEvent unterstützen. Da im Fall einer Eventverwaltung eine starke Verzahnung mit DropAddress, DropMailing und weiteren Apps statt findet, wird oft auf das Handbuch dieser Apps verwiesen.

Konfiguration

Bevor mit DropEvent gearbeitet werden kann, ist eine grundlegende Konfiguration notwendig. Dazu wählt man in DropEvent den Schraubenschlüssel (Einstellungen) und erfasst die wichtigsten Einstellungen. Die meisten Felder sind selbsterklärend. Der Bereich mit der Feldauswahl ist aber so flexibel, dass er eine Erläuterung braucht.

Felder einrichten

Welche Spalten bei den Anmeldungen und bei den Adresslisten dargestellt werden sollen, können hier komfortabel definiert werden. Selbst der Export ins Excel kann individuell eingerichtet werden.

Kalender erstellen

Es muss mindestens ein Kalender erfasst sein, um Termine einzutragen. Alle Daten im Kalender sind komplett von den anderen Kalendern getrennt.

Veranstalter eintragen

Die Adresse des Veranstalters wird als Absender bei den Bestätigungen und für Mails verwendet. Somit ist es wichtig, diesen zu definieren. Der Veranstalter kann pro Kalender definiert werden. Meistens wird nur ein Kalender verwendet und somit muss der Veranstalter dort nur einmal zugewiesen werden. Bevor er aber zugewiesen werden kann, muss er als Adresse in DropAddress erfasst sein.

Kategorien einrichten

Jeder Termin kann beliebig vielen Kategorien zugewiesen werden. Wer Anmeldungen entgegen nehmen will, muss sich das mit den Kategorien gut überlegen.

Event erfassen

Neue Events können in der Wochendarstellung und in der Liste erstellt werden. Jeder Event braucht einen Titel und eine zugewiesene Kategorie. Für weitere Infos kann noch ein beliebig langer Text mit Bildern und Tabellen erweitert werden.

Pro Event kann ein Datum oder Datumsbereich und eine Anfangs- und Endzeit angegeben werden. Dieser "Zeitschlitz" kann auch täglich, wöchentlich, oder monatlich wiederholt werden. DropEvent unterstützt beliebig viele solcher "Zeitschlitze". Das eignet sich speziell für Kurse hervorragend, weil so das ganze Kursprogramm abgebildet werden kann und der Kurs immer noch als ein Event gilt.

Anmeldungen

Wer online Anmeldungen entgegen nehmen will, braucht nur das Feld "Anmeldung möglich" anzuklicken. Alles weitere erledigt DropEvent. Nach dem Speichern des Events erscheinen bei diesem Event noch Einstellungsmöglichkeiten für die Anmeldungen.

Termine mit Ort erfassen

Jedem Termin kann ein Ort zugewiesen werden. Dazu muss die Adresse des Ortes zuerst in DropAddress erfasst werden. Dann kann die Adresse dem Event zugeordnet werden, indem man beim Event unter Ort "Neuer Ort" wählt.